Determinar las herramientas metodológicas para el análisis, diseño, desarrollo y administración de un Sistema de Gestión Documental a partir del desarrollo de un Sistema de Gestión de Calidad que permita a los participantes adoptar estrategias y acciones encaminadas a fortalecer los programas archivísticos de las diferentes entidades públicas y privadas.

Presentación

Los Sistemas de Gestión de Calidad se han convertido en una necesidad latente para las empresas públicas y privadas en búsqueda de garantizar la excelencia en la ejecución de sus procesos y de la satisfacción del cliente a partir del cumplimiento de requisitos definidos por cada institución y del aumento de sus niveles de competitividad en el mercado.

Paralelamente, la legislación y las políticas estatales han evolucionado en el desarrollo de soluciones de gestión documental para que las empresas públicas y privadas dinamicen la gestión administrativa, den soporte a la misión de negocio y evidencien sus acciones ante los entes de control y vigilancia.

Teniendo en cuenta lo anterior, el curso ofrece a quienes laboran en las áreas de gestión documental las herramientas para analizar, diseñar y desarrollar Sistemas de Gestión Documental a partir de los requisitos legales, de la organización y del cliente desde la apropiación metodológica de los Sistemas de Gestión dela Calidad.

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Fecha y horarios de realización

Jueves 1 de Marzo de 2012 de 9:00 am a 5:00 pm

Viernes 2 de Marzo de 2012 de 8:00 am a 5:00 pm

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Contenido

Jueves 1 de Marzo de 2012

Mañana (4 horas)

1- Normas ISO 9000, 9001, 9004, 14000

1.1. Contenidos

1.2. Estructura de las normas

1.3. Relaciones entre normas

1.4. Taller vocabulario y presentación principios de la calidad

1.5. Identificación de requisitos normativos.

1.6. Requisitos asociados a la documentación

1.7. Enfoque de la Mejora

2- Sistemas de Gestión de Calidad

2.1 Modelo, aplicaciones, ejemplos

2.2 Enfoque de sistemas para la gestión

2.3 gestión de la calidad

2.4 Calidad mas allá del producto.

Tarde (4 horas)

3- Sistemas de Gestión de Calidad para entidades públicas

3.1 Estructura de la norma GP1000:2008

3.2 Comparación con ISO 9001:2007

3.3 Aspectos relevantes particulares

3.4 Alcances de la aplicación

4- Auditoría de Sistemas de Gestión de Calidad

4.1 Proceso de auditoria y Norma 19011:2008

4.2 Estructura y topología de auditorias

4.3 Competencias de los auditores

4.4. Enfoque de procesos para auditorias

4.5 Documentación y orientación a redacción de informe, hallazgos, No conformidades, observaciones y oportunidades de mejora.

Viernes 2 de Marzo de 2012

Mañana (4 horas)

1- Sistemas de Gestión de Calidad y Gestión Documental

1.1 El control de los registros (Numeral 4.2.4 en ISO 9001)

1.2 La estructura documental del Sistema de Gestión de Calidad archivístico

1.3 Los registros del SGC v.s. los registros de archivo

2- Norma ISO 15489-1 y 15489-2

2.1 Alcance, objetivos, beneficios, política, roles y responsabilidades

2.2 Requisitos para la gestión de registros

2.3 Diseño e implementación de un sistema de registros

2.4 Procesos y controles para la gestión de registros

Tarde (4 horas)

3- Desarrollo de Sistemas de Gestión Documental a partir de los SGC

3.1 Gestión de Procesos

3.2 Análisis y diseño del Sistema de Gestión Documental

3.3 Desarrollo e implantación del SGD

3.4 Administración y evaluación del SGD

3.5 Pautas para certificación de calidad del SGD

4- Taller de aplicación

4.1 Elaboración de modelos de uso

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Conferencistas

NESTOR DANIEL VALOIS CUBILLOS

Ingeniero Civil dela Universidad Católicade Colombia; Especialista en Administración de Gerencia de Calidad dela Universidad SantoTomás; Especialista en Gestión Ambiental dela Universidadde Las Palmas de Gran Canaria; Especialista en Análisis de Datos dela UniversidaddeLa Salle; Participante de la formación a consultores en novedades de la norma GP100 de entidades del Estado y del Foro Internacional Proyección ISO 9000, Versión 2008; Capacitado en BPM y HACCP.  Legislación en Salud; Consultor formación en Indicadores de Gestión, Consultor formación en Sistemas de Gestión de la Calidad y Auditorias internas en empresas como IDEP, Secretaria de Educación de Cundinamarca, Universidad Pedagógica Nacional, FODESEP- Gobernación de Huila. Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá; Docente Universidad Distrital de la materia Gestión de la Calidad.

JHON FREDY GONZALEZ VALBUENA

Profesional en Sistemas de Información y Documentación, Bibliotecología y Archivística egresado dela Universidaddela Salle. Auditorde Calidad en procesos documentales de entidades públicas como el Ministerio del Medio de Ambiente y Caprecom. Director de proyectos archivísticos a nivel Nacional. Docente universitario en las áreas de Gestión y procesos documentales. Interventor del proceso documental de liquidación de CAJANAL EICE, Asesor y Consultor. Presidente SCA.

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Lugar

Auditorio         : Por definir.

Dirección        : Por definir.

Ciudad            : Tunja, Boyacá

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Valor

Particulares                                                                   : $487.200. IVA incluido

Particulares                                                                   : $365.400. IVA incluido (75% dcto.)

Asociados SCA y estudiantes con carné vigente      : $243.600. IVA incluido (50% dcto.)

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Información e Inscripciones

Diligenciar el formulario de inscripción (de clic aquí) y consignar el valor correspondiente en la Cuenta Corriente No. 21002705144, Banco Caja Social, titular Sociedad Colombiana de Archivistas, NIT 830.088.760-9. Por favor enviar digitalizado e informar el pago de su inscripción a:

Correo electrónico                  : capacitaciones@scarchivistas.org

Móvil                                           : 321-4582611

Cierre de inscripciones          : 24 de febrero de 2012

El Archivo Secreto Vaticano fue idea del papa Pablo V. Fue abierto oficialmente el 31 de enero de 1612. Por eso cumple 400 años. Se llama “secreto” por el latín “secretum” o “privado”. Es el archivo privado de los Papas.

En 1810, Napoleón Bonaparte se llevó más de 3.000 documentos a París. Tras su caída del poder, los archivos fueron devueltos escalonadamente al Vaticano. Aunque en estos traslados se perdieron muchos valiosos documentos como algunos textos del siglo V.

400 años después de su creación, el archivo se compone de más de 85 kilómetros de estanterías y 600 fondos de archivos llenos de libros, bulas, decretos y encíclicas que llegan a abarcar unos doce siglos de historia.

Entre sus pasillos se guardan documentos como el pergamino de absolución de Clemente V a losTemplarios, en agosto de 1308; las actas del proceso contra Galileo; o la solicitud de nulidad matrimonial de Enrique VIII.

Con motivo de su cuarto centenario se abrirá la exposición “Lux in Arcana”. Quienes visiten Roma entre marzo y septiembre de 2012 podrán contemplar en los Museos Capitolinos 100 documentos históricos del Archivo Secreto Vaticano.

Tomado de: Rome Reports

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¿Por qué ahora?

Según Javier de la Cueva, abogado experto en derecho de internet, las polémicas leyes Sopa y Pipa en Estados Unidos, son ejemplos de ofensivas legislativas que esconden, no sólo intereses económicos sino el renovado afán político por controlar la red.

“Wikileaks, los disturbios en el norte de África… El poder político se ha aliado con la industria del entretenimiento porque tiene el mismo interés de controlar el internet”, explicó de la Cueva.

“La ley Sinde española le concede al gobierno la potestad de controlar internet, quitándole a los jueces esta potestad, y es lo que se está tratando de implantar en Estados Unidos”, aclaró.

Y a nivel económico no hay nada nuevo bajo el sol, dice, ya que la “tensión existente está describiendo el ciclo histórico que vivimos, el que existe entre la propiedad intelectual colectiva, representada por Wikipedia y Linux y una privativa, que es la de la industria del contenido”.

Antecedentes

Ya en 2005, J.D Lasica, periodista, bloguero y consultor sobre medios sociales hablaba sobre este fenómeno en su libro “La guerra de Hollywood contra la generación digital”, basado en entrevistas realizadas a actores de la industria del entretenimiento, del mundo tecnológico, periodistas y políticos.

En esta obra, profetizaba el intento de la industria de bloquear los contenidos de internet, así como la habilidad de los ciudadanos de generar y compartir contenido.

“Las tecnologías participativas online y “many to many” pueden desplazar el núcleo de la esfera de influencia mediática desde un reducido número de poderosos propietarios de medios de comunicación hasta la población entera”, citaba el libro.

Pero lo cierto, es que más allá de perder influencia como único medio de difusión de información y entretenimiento, es que internet está arrasando al sector.

Según Motion Pictures Association of America (MPAA) la industria pierde anualmente cerca de US$6.000 millones debido a las copias ilegales.

No sólo eso, a medida que internet se convierte en el medio favorito para disfrutar de este tipo de contenidos, en detrimento de la televisión o el cine, la industria ve peligrar cada vez más sus dividendos en beneficio de las empresas de internet que lo manejan, por lo que no es raro que emplee todos sus medios para recuperar terreno.

La ley como arma

En este sentido, leyes como la Sinde recientemente aprobada en España, la ley Lleras discutida y rechazada en Colombia, la ley Doring planteada en México, son como la Sopa y la Pipa: armas con las que la industria cuenta para retomar el control de sus contenidos.

“Buena parte de estas legislaciones lo que buscan es controlar los derechos de la propiedad intelectual y tiene como repercusión que el gobierno pueda controlar los contenidos de la red”, comenta Joel Gómez, especialista en derecho informático del despacho Lex informática abogados de México.

Una de las legislaciones más ambiciosas en este sentido, apuntó Gómez, es el Acuerdo comercial antifalsificación (ACTA), un marco legal internacional que se extiende a contenidos distribuidos en internet y al que los países pueden adherirse y cuyas negociaciones son secretas.

La batalla de cabilderos

Pero este tipo de regulaciones choca de frente con los intereses de una industria global, con fuerte presencia en Estados Unidos.

La industria de internet encarnada por los colosos de Silicon Valley ha pasado de ser un pequeño actor político en 1999 a uno de los mayores contribuyentes a la compaña de Obama en 2008.

Según datos de la Federal Election Comission, ese año Obama logró recaudar US$9,2 millones de la industria de internet, tres veces más de lo recaudado por cualquier otro político a lo largo de su carrera.

Se trataba de la primera vez que este sector superaba a la industria del entretenimiento.

Aún así Hollywood es un tradicional aliado del Partido Demócrata que Obama está lejos de querer perder.

Tras su retirada de apoyo de la ley Sopa, Hollywood reaccionó con amenazas de paralizar los fondos a su partido, lo que podría poner en riesgo su campaña presidencial en 2012

Algunos ven el cierre de Megaupload como un oportuno guiño de Obama a su tradicional aliado, ensombrecido no obstante por la decisión del senado de aplazar la discusión sobre la ley Pipa debido a las protestas.

Una victoria también mínima para Hollywood, dicen algunos, considerando que desaparecida Megaupload todavía existen decenas de recursos donde los usuarios pueden seguir compartiendo contenidos.

Anonymous

Paralelamente a este enfrentamiento entre titanes tenemos al grupo internacional de piratas informáticos Anonymous, que en respuesta al cierre de Megaupload bloqueó seis importantes páginas de internet, entre ellas las del Departamento de Justicia estadounidense y la de Universal Music Group.

Pero algunos consideran que sus actividades juegan un papel secundario en esta trama.

“Anonymous es una cosa muy efímera”, afirma de la Cueva, “tiene una importancia mediática efectiva, pero tan sólo supone dejar una página sin funcionar durante ocho horas. Su huella es muy nula”.

Daños colaterales

Como en toda guerra, los daños colaterales impactarán en el ciudadano de a pie dicen los expertos.

“Hay usuarios que usan de manera positiva estas herramientas y se van a ver afectados”, admite Gómez.

“Quieren intervenir las comunicaciones y fundamentalmente lo que nos están haciendo es impidiendo el acceso a la cultura”, dice por su parte de la Cueva.

No obstante, este último se muestra escéptico ante la posibilidad de un escenario en donde resulte imposible compartir archivos a través de la red.

“Continuamente hablamos de redadas contra la piratería, así seguiremos durante mucho tiempo. Pero internet se diseñó para resistir un ataque nuclear. La única forma en la que lograrán que no nos pasemos archivos por internet es desconectándolo todo”.

Tomado de: Semana

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Ver comunicación del 23 de mayo de 2011 

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Hay muchos sistemas de gestión documental que se encuentran disponibles en la actualidad; algunos pueden ser económicos, pero también puede haber algunos bastante caros, o incluso existen sistemas de gestión documental de código abierto para descargar, los cuales se pueden encontrar en múltiples sitios para descargar gratuitamente.

Mientras que el precio es sin duda un factor decisivo en la compra de un sistema de gestión documental, las características ofrecidas por el sistema debe ser la consideración primordial a tener en cuenta. Los más sistemas más costosos no necesariamente tienen las mejores características, o al menos las características que se requieren para las operaciones un negocio determinado, como por ejemplo la gestión de listas.

Puesto que el propósito principal de un sistema de gestión documental es la correcta organización de la información y el buen uso de la gestión de listas, el DMS debe tener una estrategia bien definida, una sección claramente diseñada y dispuesta de forma sistemática que clasifique correctamente todos los directorios que se encuentran y sus carpetas y archivos, junto con toda su información específica en relación con el autor, el tamaño , las modificaciones realizadas, las fechas de creación y modificación, y cualquier otro detalle pertinente.

Usted debe ser capaz de acceder a toda la información con un simple clic de los botones y añadir, editar, borrar y renombrar los documentos que desee. También debe ser capaz de ajustar la configuración de privacidad o de visión. Otra característica de un sistema de gestión documental es que usted pueda tener la posibilidad de cargar o descargar archivos.

Un buen sistema de gestión documental debe permitirle al usuario buscar archivos con palabras clave relevantes, también debe ser capaz de almacenar los archivos de exigir en su propia biblioteca personal en línea desde donde se puede acceder o descargar en cualquier momento. Usted también tendrá funciones administrativas que le permitan supervisar la gestión de listas, grupos o usuarios individuales.

Tomado de: Empresas y Comercio

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Parece que esta preocupación no está del todo fuera de lugar. Un estudio publicado el mes pasado por la especialista en redes Verizonii reveló que, mientras que solo un 17% de las brechas o fallos en los datos tenían que ver con personal interno, el impacto potencial de posibles robos por parte de empleados es mayor que la amenaza externa: hay tres veces más riesgo de robo de propiedad intelectual dentro de una empresa por parte de los propios empleados que por parte de personas ajenas a la empresa.

“Cuando se trata de gestión de la información, las personas son, casi siempre, el eslabón más débil en la cadena”, comenta Florian Kastl, director internacional de Seguridad y Continuidad en el Negocio de Iron Mountain. “La información es la columna vertebral de un  negocio y es fundamental que las empresas tengan un sistema fuerte de control capaz de minimizar – e incluso prevenir – el riesgo de robo por parte de empleados y de proteger el resto de personal, el negocio y la reputación de la empresa”.

Florian Kastl recomienda implementar las siguientes prácticas para minimizar el riesgo de robo:

• Sepa lo que sabe: Identifique y priorice toda la información que posee su empresa: desde documentos legales hasta propiedad intelectual, datos financieros, planes de ventas y marketing, así como datos de clientes y empleados.

• Establezca procesos internos firmes para reducir el riesgo de robo, incluyendo controles rigurosos de la información más importante. Debería además incluir una auditoria que informe sobre cuándo, dónde y cómo  entra el personal en contacto con la información de la empresa. Estos procesos contribuirán a identificar los puntos de potencial vulnerabilidad en los que el acceso debería ser restringido. Es necesario, asimismo, usar la tecnología apropiada para garantizar la custodia de la información dentro o fuera de las instalaciones de la empresa. Finalmente, hay que tener una política clara y pública frente a posibles actos de violación de la información empresarial.

• Asegúrese de que Recursos Humanos respalda la política de protección de la información empresarial. Procesos de selección sólidos y una estrategia formal de despidos contribuirán a minimizar los riesgos de robo. Está comprobado que los empleados que abandonan la compañía, especialmente si se están marchando a la competencia, suelen llevarse información consigo.

• Garantice que las políticas empresariales son suficientemente flexibles como para resistir cambios tales como procesos de adquisición o fusión y sólidas como para cumplir la cada vez más exigente normativa.

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Como un paso importante hacia la efectividad de este postulado  calificó el presidente de Colombia Juan Manuel Santos, la sanción (a la espera de su publicación) el decreto ley 0019 del 10 de Enero de 2012 que  elimina cantidad de trámites y documentos como el certificado de supervivencia, la huella dactilar, las autenticaciones, entre otros.

Y es que según el mismo cuerpo legal , “[l]os trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley”.

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Esta situación se origina en el hecho de que muchas organizaciones consideran la tecnología como un elemento que, por sí solo, puede facilitar el desempeño de los procesos y las actividades de la organización, sin contar con una perspectiva global sobre la gestión de los documentos y las evidencias electrónicas. Sin restar importancia a las tecnologías de la información, es conveniente prever que estas deberían facilitar la gestión de los documentos y, por consiguiente, el logro de una mayor eficiencia de los procesos de negocio de la organización y el cumplimiento de los requisitos legales, de las partes interesadas e internos de la organización. Desde esta óptica, los documentos pasan a ser considerados como un recurso o activo de la organización, al mismo nivel que las tecnologías de la información. Si los recursos de una organización deben gestionarse con una visión estratégica y de mejora continua, también los documentos deberían gestionarse con esta misma visión. La finalidad de la gestión documental es, por lo tanto, la creación y mantenimiento, durante el tiempo que sea necesario, de documentos y evidencias electrónicas capaces de dar soporte a las actividades de la organización y de probar que éstas se realizan de acuerdo con los requisitos de la organización.

Hasta ahora no se disponía de directrices reconocidas internacionalmente para gestionar los documentos desde una visión estratégica y de mejora continua. Sin embargo, desde noviembre de 2011 contamos con la serie de normas ISO 30300: ‘Sistemas de gestión para los documentos’. Esta serie -al igual que sus homólogas ISO 9000 (gestión de la calidad) o ISO 14000 (gestión ambiental)- se considera un Management System Standard o Norma de Sistema de Gestión y se caracterizan por incidir en los requisitos que debe cumplir un área determinada de la gestión para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua.

Las dos primeras normas de la familia ISO 30300, que ya han sido publicadas en inglés y francés son: ISO 30300:2011 (principios esenciales y vocabulario) e ISO 30301:2011 (requisitos). Esta última es la que permitirá certificar un sistema de gestión para los documentos. Un sistema que hace hincapié en que «la creación y gestión de documentos es parte integral de las actividades, procesos y sistemas de las organizaciones. La gestión documental hace posible la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la continuidad del negocio. También permite a las organizaciones capitalizar el valor de sus recursos de información convirtiéndolos en activos comerciales y de conocimiento, contribuyendo a la preservación de la memoria colectiva, en respuesta a los desafíos del entorno global y digital».

M. Rosa Lloveras es directora de Ebla Gestión Documental y responsable del blog www.iso30300.es

Tomado de: Dossier Empresarial

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Así lo manifestaron tanto María Dolores Oliveira como Olimpia López, directora del Arquivo Xeral de la Xunta de Galicia, que participaron en la facultad de Humanidades en una charla-coloquio sobre los pormenores de su profesión y las posibilidades laborales en el futuro.

La archivística está sufriendo un cambio profundo con la implantación de las nuevas tecnologías, admitieron ante los alumnos del grado en Ciencias da Cultura, que tienen entre sus asignaturas algunas de archivística y, por lo tanto, pueden contemplar esta profesión como una vía de especialización cuando se gradúen.

«Atendemos la documentación producida por la administración y también por organizaciones privadas, tanto en el aspecto de la conservación como de atención al público, para información general y para investigación», explica Olimpia López. El reto que suponen las nuevas tecnologías y la e-administración obliga a los profesionales a «controlar el documento desde que nace porque ya no tiene la dimensión física anterior, del papel, tanto para el uso normal como para su uso histórico», convienen ambas profesionales.

Están convencidas de que en el uso de las nuevas tecnologías «las nuevas generaciones llevan ventaja y estamos deseando que se incorporen». Ambas echan en falta que la formación que se ofrece en algunas carreras de humanidades esté menos enfocada a la archivística y más a la biblioteconomía, ya que se pone el foco en «el manejo de información, pero nosotros también tenemos que garantizar la autenticidad de los documentos porque son testimonio histórico», apuntan. Para quienes quieran tirar por esta vía, les recomiendan especializarse con cursos o másteres posteriores.

No son ellas las que pasan los documentos de papel a formato electrónico -«eso lo hacen fotógrafos», matizan-, pero sí las que facilitan esa información a través de la red, para lo que debe estar sistematizada y localizada.

María Dolores Oliveira y Olimpia López iniciaron ayer un ciclo que la facultad de Humanidades pretende nutrir con profesionales de otros sectores relacionados con las titulaciones que ofrece el centro universitario, especialmente con el grado de Ciencias de la Cultura -también se imparte Lengua y Literatura Españolas-, por ser más desconocido.

La decana, María Isabel González Rey, pretende así dar a conocer a los alumnos las vías laborales en el ámbito de las industrias culturales y, a su vez, presentar esta cantera de profesionales a empresas y trabajadores del sector.

Tomado de: El Progreso

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