La Gestión del Conocimiento oculta en los Programas de Gestión Documental.

Carlos Andrés Pino Castaño*

Muchos hemos oído hablar de Gestión de Conocimiento y de las bondades inherentes a sus buenas prácticas, sobre todo cuando ésta se complementa con la Gestión Documental. Pues bien, la Sociedad Colombiana de Archivistas se dio a la tarea de buscar a Nikos Sierra Duque, Gerente de Radar Información y Conocimiento, una de las compañías líderes en Colombia en el diseño e implementación de Programas de Gestión Documental acompañada de la Gestión del Conocimiento en empresas del sector público y privado, para que nos hablara de este tema.

Nikos Sierra - Gerente de Radar

Sociedad Colombiana de Archivistas:

Nikos, cuéntele a nuestros lectores qué es la gestión del conocimiento desde la perspectiva de Radar

Nikos Sierra:

En Radar hemos conceptualizado la Gestión del conocimiento como una interesante mezcla de saberes y disciplinas, dentro de las que tenemos:

• Ciencias de la Información, Bibliotecología, Archivística, museología.

• Ingeniería industrial e Ingeniería de procesos.

• Ingeniería de Sistemas e Informática.

• Pedagogía y Psicología Organizacional.

• Comunicación Organizacional, Lingüística y Semiótica.

• Diseño gráfico, Publicidad y Mercadeo.

Cada una de estas áreas del conocimiento está relacionada con aspectos de los individuos y las sociedades y en conjunto construyen el escenario en el que las empresas y grupos humanos transforman datos en información, información en conocimiento, y conocimiento en Cultura y Sabiduría.

Los objetivos de la Gestión del Conocimiento pueden ser diversos pueden ir desde identificar e inventariar el conocimiento organizacional, implementar y/o afianzar políticas internas, construir una visión organizacional compartida, capacitar equipos de trabajo en menor tiempo, aumentar los activos intangibles, etc.

Entonces, concluyendo, la gestión del conocimiento es poner al servicio de las empresas y de la sociedad la transformación de la cultura y el mejoramiento de los procesos de aprendizaje individuales y colectivos para mejorar aspectos de competitividad, innovación y fortalecimiento de valores, mediante el uso de los mecanismos adecuados de comunicación y motivación.

En el caso particular de las empresas, la gestión del conocimiento se puede emplear para aumentar los activos intangibles, sistematizar el conocimiento y la experiencia o para disminuir las curvas de aprendizaje de los trabajadores.

SCA:

Es bien sabido que la gestión del conocimiento está estrechamente ligada a la gestión documental. A partir de esta premisa: qué procesos lleva a cabo Radar para desarrollar e implementar la gestión del conocimiento en las organizaciones a partir de un programa de gestión documental?

NS:

La gestión documental está relacionada con la gestión del conocimiento porque la primera establece mecanismos de organización de información tangible, crea jerarquías, flujos, tipos, formatos de registro de descripción de la información y lo más importante permite la valoración de la información registrada de tal modo que la gestión documental y archivística vienen siendo ramas auxiliares de la Gestión del Conocimiento, posteriormente las empresas pueden emplear estos mismos flujos y canales de información para implementar otras políticas, programas, sistemas, tecnologías… en ese momento la gestión documental se vuelve Gestión del Conocimiento.

Por ejemplo, en la implementación del Programa de Gestión Documental – PGD involucramos un componente de comunicación organizacional donde evaluamos los principales elementos del proceso de comunicación; canales, medios códigos (lenguaje), símbolos… adecuados a la realidad de las organizaciones esto permite que el proceso de capacitación se reduzca el tiempo empleado en la apropiación de conceptos de Gestión documental, eso es hacer gestión del conocimiento a partir de la Gestión Documental.

SCA:

Es la gestión del conocimiento una acción tenida en cuenta por las empresas colombianas?

NS:

En Colombia hemos identificado tres perspectivas sobre este tema y está directamente relacionado con el tamaño de las empresas:

1. Las Micro y pequeñas empresas desconocen en su gran mayoría que existe la gestión del conocimiento, las que saben de su existencia lo ven como algo que implementarían cuando ya no sean micros y pequeñas adicionalmente lo ven como algo costoso por no decir suntuario.

2. Las Medianas empresas ven la gestión del conocimiento como la gran oportunidad de innovar, conservar el conocimiento,

3. Las grandes empresas saben que es la mejor manera de generar ventajas competitivas duraderas pero pocas lo hacen porque tienen rígidas estructuras orgánicas y modelos de administración tradicionales; otras no lo hacen tampoco por tener una posición de liderazgo o monopolio en el mercado.

Por otro lado encontramos a las Entidades Públicas que no implementan estos procesos básicamente porque no existe una política pública con este enfoque, por lo cual las entidades están mucho más lejos de implementar estos procesos.

En conclusión no hay muchas empresas en Colombia que implementen proyectos o procesos de Gestión del conocimiento lo cual inicialmente es frustrante pero en la medida en que se construye también da muchas satisfacciones; es una extraordinaria oportunidad de desarrollo profesional.

En Radar, generalmente, lo que hacemos es no decirle a los clientes que están implementando procesos de Gestión del Conocimiento. Nuestros clientes nos buscan porque están interesados en comprar tecnologías de información, consultoría en administración de información y documentación no Gestión del Conocimiento. Todas nuestras metodologías involucran Gestión del Conocimiento, al final del proceso de implementación de un sistema de información o de un PGD les decimos que lo que hicieron fue iniciar un proceso de gestión del conocimiento y los convencemos de continuar el proceso dados los beneficios que se registran.

SCA:

A qué se debe este fenómeno?

NS:

Básicamente a que somos un país en vías de desarrollo, tercermundista, donde la visión de los empresarios es de corto plazo, es mas reactiva que proactiva y prospectiva, esto hace que comúnmente no se realicen inversiones en estos procesos porque y muchas veces no entienden que la innovación es un proceso constante como la calidad y que se cultiva mediante esta cultura del aprendizaje y del conocimiento.

SCA:

Cuál ha sido la estrategia de Radar para concientizar a las empresas de la importancia que tiene la gestión del conocimiento?

NS:

Pues los principales argumentos que empleamos para sensibilizar a los clientes son que tras un proceso de Gestión del conocimiento se crean de ventajas competitivas y duraderas, que se pueden identificar las fugas y el desaprovechamiento de conocimiento de los equipos de trabajo, los futuros ahorros, básicamente los mismos que se emplean en proyectos de Gestión Documental.

SCA:

Qué dificultades han encontrado al momento de implementar la gestión del conocimiento al interior de las compañías?

NS:

Existen diversas problemáticas recurrentes, la principal es el romper esquemas preconcebidos e interiorizados por los equipos de trabajo, romper con las malas prácticas de la cultura organizacional, otra es la dispersión geográfica de los equipos de trabajo hacer seguimiento de los procesos de aprendizaje e implementación a distancia aumenta la complejidad y seguridad del proceso.

SCA:

Cómo está la legislación en Colombia respecto a este tema tan reciente en nuestro país, pero muy trabajado en países industrializados e informatizados?

NS:

En Colombia no está reglamentado este tema de la gestión del conocimiento desde el punto de vista de la valoración o avalúo de los activos intangibles, en normas internacionales contables están presentes hace más de una década, en ese aspecto estamos lejos muy lejos.

Hay leyes y programas estatales para fortalecer y estimular los procesos de innovación eso está muy relacionado con el tema de la gestión del conocimiento por nombrar algunas Ley 905 de 2004, Política Nacional de Ciencia y Tecnología 2009 – Conpes 3582 de 2009, Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología – Sentencia del Consejo de Estado 16653 de 2009.

*Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística. Miembro de Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas.



La SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS es una agremiación profesional sin ánimo de lucro conformada por archivistas profesionales cuyo objetivo fundamental es conformar una fuerza profesional que busca mejorar las condiciones profesionales de los archivistas del país así como promover la modernización de los archivos colombianos y la protección de nuestro patrimonio documental.

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  1. Sergio Gomez dice:

    Es una interesante propuesta, mas cuando efectivamente la Gestión Documental conduce la gestión de los documentos y la información contenida en estos con miras a mantener y difundir el conocimiento de una sociedad, que casualmente en nuestro país, no tiene buena memoria. Lamentablemente, es evidente la falta de legislacion y apoyo al respecto, pero seguro que con propuestas como esta el panorama ira cambiando poco a poco.

    Sergio G.

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